Yrityksen toimistotilat ovat paitsi brändin käyntikortti ja julkisivu kylään tuleville asiakkaille ja yhteistyökumppaneille, ennen kaikkea tila, jonka tulisi tukea henkilöstön työskentelyä parhaalla mahdollisella tavalla.
Työn tekemisen laatu ja muoto ovat viime vuosina muuttuneet radikaalisti. Enää ei riitä, että asioita tehdään nopeammin ja tehokkaammin, vaan työn onnistumiseksi tarvitaan usein luovuutta, nopeaa reagointikykyä ja joustavuutta. Tällaista työtä ei enää tehdä yksinään hiljaa puurtamalla omalla työpisteellä oven takana tai avokonttorikuution sisällä.
Tulevaisuudessa ei riitä, että toimistotila tukisi ihmisiä toimimaan tehokkaammin, vaan sen on yhä enemmän myös inspiroitava heitä. Fyysisen työympäristön tulisi siis olla sellainen houkutteleva ja innostava paikka, joka kannustaa siellä olevia työntekijöitä aitoon ideoiden vaihtoon, tukee haluttua kulttuuria sekä saa työntekijät kukoistamaan, oppimaan ja kehittymään – yhdessä ja erikseen.
Uudet tilat tukevat uutta työtä
Siksi työtilojen on myös tuettava tällaisia luovia ratkaisutyöntekijöitä. On vanhanaikaista olettaa, että työntekijä tuottaa lisäarvoa yritykselle vain istuessaan paikallaan sormet liimautuneina näppäimistöön ja katse liimautuneena näyttöön. Työn edistymisen kannalta parhaat ratkaisut ja ideat voivat syntyä vaikka kotona tai kahvion sohvalla.
Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että työpaikan ja työntekijöiden tarpeet tunnistetaan tarkkaan, ja kaikille työvaiheille ja tarpeille luodaan niitä tukevat tilat.
Modernia tietotyötä tukevat esimerkiksi
- Kohtaamisalueet: kahvilatyyppiset miljööt, neuvotteluhuoneet, ryhmätyötilat. Tiloja on hyvä olla erikseen sovituille kohtaamisille, kuten ideointipalavereille tai workshopeille, sekä satunnaisille kohtaamisille, kuten lounge-tyyppinen työskentelyalue vaikka kahvipisteen ympärillä.
- Työpisteet: Nykytoimistossa ei tarvita välttämättä enää vakituisia työpisteitä jokaiselle työntekijälle. Tasapuolisuuden vuoksi kaikissa työpistetiloissa tulisi kuitenkin olla kaikenlaista työtä tekeville sopivat varustelut. Toiselle riittää pikku taso läppärille, toinen tarvitsee tilaa luonnoksille, piirtopöydälle, pienoismalleille tai vaikka workshop-materiaalin purkamiselle.
- Vetäytymistilat: tarpeeksi hiljaisia ja rauhallisia pisteitä keskittymistä vaativaan, häiriöttömään työskentelyyn tai vaikka parin minuutin lepoon kesken työpäivän.
Monitoimitila tarjoaa mahdollisuuden vaihtaa työympäristöä ja -asentoa silloin, kun työn vaihe sitä vaatii tai kun vaikkapa aivot jumittuvat yhteen ongelmakohtaan, eikä työ tahdo edistyä.
Työtilojen muutos vaatii ennen kaikkea työkulttuurin muutosta
Muutos työpaikalla saattaa olla iso, ja se saattaa herättää myös soraääniä. Oman, vakituisen työpisteen menettäminen voi kuulostaa monesta pelottavalta, varsinkin jos se on ollut luotettu paikka rauhalliseen ja keskittymistä vaativaan työhön.
Prosessissa on tärkeää kuulla kaikkia työntekijöitä ja ottaa näiden huolet ja toiveet huomioon, mutta myös rohkaista muutokseen. Hyvin suunnitellussa toimistossa erilaiset tilat ovat niin hyvin toimivia ja viihtyisiksi suunniteltuja, että ne vetävät puoleensa niitä ihmisiä, jotka tiloja tarvitsevat. Näin kaikki löytävät itselleen sopivimmat sopet työn tuottavaan tekemiseen.
Modeon suunnittelijoille tärkeä lähtökohta työtilojen suunnitteluun on niiden toimivuuden lisäksi kotoisuus, terveellisyys, viihtyisyys ja inspiroivuus. Kun suunnittelijat huolehtivat, että kaikki työpaikan tilat ovat kutsuvia ja rauhallisia, harva työntekijä on enää muutoksen jälkeen jäänyt kaipaamaan vanhaa työpistettään.
